Kỹ năng giải quyết vấn đề - Bài 5: Các bước giải quyết vấn đề

Các bước giải quyết vấn đề là các bước lên cấu trúc cho quá trình thu thập, phân loại và đánh giá thông tin phục vụ cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, chính xác nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.

Các bước cơ bản đề giải quyết vấn đề:

Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết

Đầu tiên, cần xác định rõ vấn đề hoặc tình huống cụ thể mà bạn đang đối diện. Đặt câu hỏi cho chính mình để hiểu rõ hơn về vấn đề và những yếu tố liên quan.

Vậy làm thế nào để xác định được vấn đề? Cần tiến hành thu thập số liệu/dữ liệu thực tế của 1 năm trước, một quý trước hay 1 tháng trước đó. Phạm vi lấy số liệu thuộc phạm vi đề tài đang được quan tâm, nếu điều kiện chỉ lấy được dữ liệu của 1 tháng thì ta cần tách nhỏ ra theo tuần, ngày, giờ …

Bước 2: Nắm bắt hiện trạng

Mục đích của nắm bắt hiện trạng là tìm ra điểm tập trung của vấn đề: Cái gì, khu vực nào…là chủ yếu khiến Mục tiêu không đạt. Bằng cách xem xét từ nhiều góc độ chúng ta có thể tìm ra điểm tập trung nhất của vấn đề.

1. 1. Thu thập số liệu: Trong nắm bắt hiện trạng, chỉ bằng kinh nghiệm hay cảm giác thôi là không đủ, chúng ta phải bám sát thực tế và được xác nhận bằng số liệu.
1. Cần xác định:

+ Dữ liệu nào? Ví dụ các lỗi phát sinh (Xước, dập, méo…) và số liệu của từng loại lỗi ra sao?

+ Dữ liệu lấy từ đâu? Ví dụ tại dây chuyền, bộ phận đang phát sinh lỗi, Tại bộ phận liên quan như Bán hàng, Giao hàng, quảng cáo…

+ Dữ liệu được lấy ở thời điểm nào? Về cơ bản, số liệu cần được lấy ở cùng một khoảng thời gian phân tích QCD so với mục tiêu. Trường hợp số liệu đang có không phản ánh hết tình trạng của vấn đề thì cần bổ sung số liệu quá khứ và hiện tại.

Thu thập thông tin là thu thập tất cả thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề. Bạn có thể tìm hiểu, nghiên cứu, thảo luận với người khác hoặc sử dụng các nguồn tài liệu để có cái nhìn toàn diện hơn về tình huống.

1. 2. Phân tích dữ liệu, làm rõ điểm tập trung.

Bằng nhiều góc nhìn khác nhau, sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu làm nổi bật điểm tập trung của vấn đề. Công cụ sử dụng điển hình là biểu đồ Pareto với quy luật 80:20

Kết luận điểm tập trung của vấn đề và xác định rõ bằng 5W2H và đảm bảo rằng:

1. Xác định đúng quy luật tập trung của vấn đề (Ví dụ Pareto 80:20)
2. Mỗi quan hệ gắn kết với kết quả thực tế với mục tiêu quản lý

Bước 3: Phân tích hiện trạng

Mục đích của bước này là tìm ra Điểm vấn đề - yếu tố tác động trực tiếp và tạo ra vấn đề.

Kết hợp các kỹ thuật phân tích hiện trạng với chủ nghĩa TAM HIỆN – đánh giá phân tích tìm ra sự bất thường trong các yếu tố cơ bản 4M.

3.1. Quan sát Genba để tìm ra Điểm vấn đề

Mục đích: Hiểu đúng thực tế cái gì đang xảy ra, ở đâu, khi nào, xảy ra thế nào, tại sao? Giúp cho việc nắm bắt hiện trạng chính xác nhất.

Man (Con người):

• • Có phù hợp với công việc không? (Thể chất, kỹ năng được đào tạo…)
  • Có tuân thủ theo quy định, nguyễn tắc, quy trình làm việc không?
  • Có sự thay đổi về con người hay không?

Machine (Máy móc)

• • Máy móc có gì bất thường khi hoạt động không? (tiếng kêu, rung động, mòn, dơ, lỏng, kẹt…)
  • Máy móc có gặp sự cố khi đang hoạt động không?
  • Máy móc có giống với thiết kế/lập trình ban đầu không?

Meterial (Vật liệu)

• • Vật tư, nguyễn vật liệu có gì bất thường không? (màu sắc, bề mặt, khối lượng…)
  • Có tuân thủ theo tiêu chuẩn, bản vẽ, thiết kế không? (kích thước, bề mặt, vị trí, độ cứng…)
  • Khác biệt với các sản phẩm bình thường, tính lắp lẫn?

Method (Phương pháp)

• • Phương pháp thao tác có gì bất thường không? Có thống nhất và ổn định không?
  • So sánh thao tác thực tế với tiêu chuẩn có đúng không?
  • Tiêu chuẩn thao tác có phù hợp với thực tế không?

3.2. Không dừng lại ở giả định,hay quan điểm chủ quan, Điểm vấn đề cần được kiểm chứng chắc chắn

3.3. Tổng kết lại kết quả và làm rõ 5W2H cho các điểm vấn đề cần xác định.

Phân tích và đánh giá: Đánh giá các thông tin đã thu thập để hiểu rõ hơn về nguyên nhân và tác động của vấn đề. Phân tích sẽ giúp bạn nhìn thấy các mối quan hệ, nhận biết các yếu tố quan trọng và ưu tiên các vấn đề cần giải quyết.

Bước 4: Phân tích nguyễn nhân

Mục đích: Là đi truy tìm nguyễn nhân gốc của vấn đề. Nguyên nhân gốc được hiểu là nguyễn nhân mà nếu ta khắc phục nó thì vấn đề được triệt tiêu.

4.1. Xác định các yếu tố có thể là nguyễn nhân

Nguyên nhân thường đến từ các yếu tố cơ bản (4M), ngoài ra nguyễn nhân có thể đến từ các yếu tố khác nên chúng ta nên cố gắng liệt kê thật nhiều và phân tích chúng.

4.2. Kiểm chứng thực tế của nguyễn nhân

Làm thế nào để xác định được một yếu tố là nguyễn nhân cụ thể?

1. Tam hiện: Thực tế quan sát được là bằng chứng tốt nhất: Đến hiện trường – quan sát hiện vật – phản ánh thực tế.
2. Số liệu thực tế/Phân tích số liệu: Số liệu ghi nhận được là bằng chứng thực tế được công nhận nên chúng ta cần phải đảm bảo số liệu được ghi chép trung thực.
3. Thử nghiệm: Khẳng định thực tế sau khi phân tích giả định. Chúng ta có thể thử thay đổi các điều kiện để tìm ra nguyên nhân. Loại trừ dần các yếu tố và chỉ giữ lại các nguyễn nhân thực sự rồi tái hiện lại để khẳng định.
4. Việc còn lại là sự phát hiện và mối quan hệ của nó với kết quả

4.3. Kết luận đánh giá nguyên nhân là gì

Tổng hợp lại phân tích 5W2H và làm rõ tính logic cho các nguyên nhân gốc với vấn đề. Mục đích là để kết luận cuối cùng có bao nhiêu nguyễn nhân và mối quan hệ phối hợp, ảnh hưởng ra sao đến kết quả. Hãy luôn luôn đặt câu hỏi: Nếu giải quyết được những nguyễn nhân trên thì vấn đề có được giải quyết không? Có đạt mục tiêu không?

Những nhầm lẫn điển hình trong phân tích 5 Tại sao:

1. Đặt sai câu hỏi TẠI SAO. Hỏi hiện trạng chứ không hỏi cho Điểm vấn đề, ví dụ: “Tại sao sản phẩm lại xước?” là câu hỏi trực tiếp vào hiện trạng mà câu hỏi đúng vào điểm vấn đề phải là:”Tại sao đồ gá lại va vào sản phẩm trong quá trình gia công?”
2. Trả lời không hướng tới việc giải quyết được vấn đề.
3. Trả lời chung chung (không cụ thể)
4. Trả lời thiếu các yếu tố 4M
5. Trả lời thiếu các dữ liệu chứng minh mà chỉ theo quan điểm cá nhân
6. Vẫn hỏi tại sao và trả lời ngay cả khi câu trả lời trước đó không phải sự thật

Bước 5: Phân tích và lựa chọn đối sách

Đề xuất các giải pháp: Dựa trên phân tích của bạn, tạo ra một danh sách các giải pháp khả thi cho vấn đề. Hãy suy nghĩ sáng tạo và xem xét các phương án khác nhau. Đôi khi, có thể kết hợp các giải pháp để đạt được kết quả tốt nhất.

Lựa chọn và thực hiện giải pháp: Đánh giá các giải pháp trong danh sách và lựa chọn giải pháp tốt nhất dựa trên các tiêu chí như khả thi, hiệu quả và tác động dài hạn. Sau đó, triển khai và thực hiện giải pháp một cách có hệ thống và cụ thể.

Đánh giá và điều chỉnh: Sau khi triển khai giải pháp, hãy đánh giá kết quả và kiểm tra xem liệu giải pháp đã giải quyết được vấn đề hay chưa. Nếu cần thiết, điều chỉnh giải pháp và tiếp tục theo dõi để đảm bảo sự thành công.

5 bước Phân tích lựa chọn đối sách:

1. Phát hiện và ngăn chặn bằng báo hiệu, JIG, Hệ thống tự đông
2. Thiết lập tiêu chí đánh giá lựa chọn đối sách hợp lý
3. Chọn ra đối sách thiết thực và hiệu quả nhât
4. Tạo lập sự đồng thuận với các bên liên quan
5. Đánh giá và lựa chọn đối sách thiết thực và hiệu quả nhất  

Ngoài ra, còn có một số kỹ năng phụ trợ quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề như:

Tư duy logic: Có khả năng suy luận, phân tích và xử lý thông tin một cách logic và có hệ thống.

Sáng tạo: Có khả năng tạo ra những ý tưởng mới và không truyền thống để giải quyết vấn đề.

Tương tác xã hội: Có khả năng làm việc nhóm, lắng nghe ý kiến của người khác và tìm kiếm sự hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài.

Quản lý thời gian: Biết cách ưu tiên công việc và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề.

Kiên nhẫn và kiên trì: Không nản lòng trước khó khăn và sẵn sàng đối mặt với thách thức trong quá trình giải quyết vấn đề.

Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ là một khả năng tự nhiên mà có thể được phát triển thông qua việc thực hành và trải nghiệm.

Bước 6: Xác nhận kết quả và tiêu chuẩn hóa